Code of Conduct

Code of Conduct

Die ifa systems AG lebt vom Vertrauen ihrer Kunden, Aktionäre, Mitarbeiter und der Öffentlichkeit. Der Code of Conduct hält die wesentlichen Regeln und Grundsätze für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten fest. Jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft verpflichtet sich zur Einhaltung des Code of Conduct.

Ihr Jörg Polis
Vorstand (CEO) der ifa systems AG

1. Respektvoller Umgang miteinander – Diskriminierungsverbot – Entwicklung nach Leistung und Potenzial

Unser Erfolg beruht wesentlich auch auf dem respektvollen Umgang miteinander. Wir sind bereit, aus Fehlern zu lernen und schätzen das offene Wort. Die wesentlichen Kriterien für die Entwicklung von Mitarbeitern sind Leistung und Potenzial.

Die ifa systems AG duldet keinerlei Diskriminierung oder Belästigung im Arbeitsumfeld, sei es aufgrund von Alter, Behinderungen, Herkunft, Geschlecht, politischer Haltung oder gewerkschaftlicher Betätigung, Religion oder sexueller Orientierung.

2. Vermeidung von Interessenskonflikten

2.1 Geschäftlicher Natur

Die ifa systems AG strebt partnerschaftliche und nachhaltige Geschäftsbeziehungen mit ihren Kunden und Geschäftspartnern an. Jeder Mitarbeiter hat sicherzustellen, dass die Interessen aller Kunden und Geschäftspartner in fairer Weise berücksichtigt werden. Einzelne Interessen von Kunden oder Geschäftspartnern dürfen nicht zum Nachteil anderer Kunden oder Geschäftspartner in den Vordergrund gestellt werden.

2.2 Privater Natur

Mitarbeiter sollen Situationen meiden, in denen die eigenen persönlichen Interessen mit den beruflichen Aufgaben bzw. Interessen der ifa systems AG kollidieren könnten. Um einem Konflikt dieser Art vorzubeugen, sind besonders folgende Regeln zu beachten:

• Der Abschluss von Verträgen und die Vergabe von Aufträgen für das Unternehmen haben ausschließlich unter wettbewerbsorientierten Gesichtspunkten zu erfolgen.
• Die Mitarbeiter dürfen das Unternehmen bei Geschäften, bei denen sie selbst oder ihre Familienangehörigen (Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder oder andere Verwandte, die in demselben Haushalt wie der Mitarbeiter leben) wirtschaftlich beteiligt sind, nur nach vorheriger Zustimmung ihrer Vorgesetzten und nach Konsultation von Compliance vertreten.
• Wesentliche finanzielle Beteiligungen (mehr als 10 %) an den Unternehmen von Wettbewerbern, Geschäftspartnern oder Kunden bedürfen der Zustimmung des Vorstands und sind Compliance anzuzeigen. Grundsätzlich sind Beteiligungen, die zu einem Interessenskonflikt führen können, Compliance anzuzeigen.
• Keine Übernahme unternehmerisch verantwortlicher Positionen (z. B. Organmitglied, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat, Beirat) bei Kunden, Geschäftspartnern oder Wettbewerbern ohne die vorherige Zustimmung der Geschäftsleitung nach Meldung an Compliance.
• Keine Nebentätigkeiten, die zu einem Konflikt mit den arbeitsvertraglichen Pflichten und den Wettbewerbsinteressen der ifa systems AG führen können.

3. Geschenke, Zuwendungen und Einladungen

Geschenke, Zuwendungen oder auch Einladungen zu Veranstaltungen sind bis zu einem gewissen Punkt ein legitimes Mittel, um Geschäftsbeziehungen aufzubauen und zu festigen. Sie dürfen jedoch niemals den Eindruck erwecken, dass die Unabhängigkeit und Urteilskraft der Beteiligten beeinflusst werden. Grundsätzlich sollten folgende Regeln beachtet werden, um Missverständnisse zu vermeiden:

• Grundsätzlich keine Bedenken bei Geschenken mit einem Marktwert von bis zu 40,00 €
• Niemals Bargeld oder Geldersatz annehmen oder verschenken
• Genaue Prüfung bei Einladungen zu Repräsentationszwecken oder mit überwiegendem oder anteiligem Unterhaltungsanteil
• Alle Handlungen in diesem Zusammenhang sollten jederzeit auf die Geschäftsüblichkeit und Angemessenheit hin geprüft werden.

Im Zweifel gilt, dass Compliance bzw. der Compliance-Beauftragte zu Rate gezogen werden kann. Mitarbeiter können sich weiterhin jederzeit detaillierte Informationen zu dem Thema mit der internen Richtlinie für Geschenke und Zuwendungen beschaffen.

4. Umgang und Kommunikation mit Dritten

Die Reputation der ifa systems AG wird maßgeblich durch das Verhalten der Mitarbeiter und dem Umgang mit Dritten beeinflusst. Die ifa systems AG erwartet daher von jedem Mitarbeiter ein faires, angemessenes und professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Wettbewerbern und öffentlichen Stellen. Verlautbarungen, Berichte, Informationen und Werbematerialien der ifa systems AG müssen vollständig, redlich, genau, zeitnah und verständlich sein.

Die ifa systems AG hält sich uneingeschränkt an die Kartellgesetze und Wettbewerbsregeln. Preisabsprachen oder sonstige Absprachen mit Wettbewerbern sind strikt untersagt. Bei Kontakten zu Wettbewerbern sprechen die Mitarbeiter nicht über unternehmensinterne Angelegenheiten, auch nicht über Preise, Kosten, Organisation und Abläufe oder sonstige vertrauliche Informationen.

Die ifa systems AG hat sich dem Grundsatz verpflichtet, Geschäftsziele ausschließlich mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln zu verfolgen. Wir beteiligen uns am Wettbewerb mit rechtmäßigen und fairen Mitteln. Bei Zweifelsfragen über die Zulässigkeit des Verhaltens im Wettbewerb ist stets Legal bzw. Compliance zu konsultieren.

5. Schutz der Gesundheit, natürlicher Ressourcen und des Unternehmensvermögens

Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz von Menschen und Umwelt in seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Alle entsprechenden Gesetze und Vorschriften zum Umweltschutz oder zur Anlagen- und Arbeitssicherheit sind strikt einzuhalten. Gleiches gilt für die unternehmensinternen Richtlinien und Vorschriften. Jeder Vorgesetzte ist verpflichtet, seine Mitarbeiter in der Wahrnehmung dieser Verantwortung zu unterweisen, zu beaufsichtigen und zu unterstützen.

Mitarbeiter sollen bei ihrer Arbeit bemüht sein, die natürlichen Ressourcen zu schützen und sicherzustellen, dass die geschäftlichen Aktivitäten des durch Materialeinsparung, energiesparende Planung sowie der Reduzierung und dem Recycling von Abfällen die Umwelt in möglichst geringem Umfang belasten. Jeder Mitarbeiter soll bei der Auswahl von Zulieferern, Werbematerialien oder anderen externen Dienstleistungen neben den wirtschaftlichen Gesichtspunkten auch die ökologischen und sozialen Kriterien beachten.

Das Vermögen und die Betriebseinrichtungen, die Geschäftsunterlagen und die Arbeitsmittel der ifa systems AG dürfen weder zu privaten Zwecken missbraucht noch Dritten überlassen werden. Zu den Vermögenswerten gehören nicht nur Sachwerte/Eigentum, sondern auch immaterielle Güter (geistiges Eigentum einschließlich Softwareprodukte), Informationen sowie die Ideen und das Wissen unserer Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz dieser Unternehmenswerte verantwortlich.

6. Keine Tolerierung von Korruption und Bestechung

Der Erfolg der ifa systems AG beruht auf Leistungskraft, Flexibilität und Servicebereitschaft. Unsere Geschäftspartner vertrauen auf die Professionalität unserer Mitarbeiter.

Die ifa systems AG toleriert daher keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit, Vorteilsnahme oder Vorteilsgewährung. Wer die Grundsätze der Ziffer 3 und die internen Richtlinien für Geschenke und Zuwendungen missachtet, kann sich unter Umständen wegen Korruptionsdelikten strafbar machen.

Im Umgang mit staatlichen bzw. öffentlichen Stellen und Behörden gilt grundsätzlich, dass keine Geschenke, Zuwendungen oder Einladungen gewährt werden. Die Unabhängigkeit der Angehörigen dieser Stellen darf niemals infrage gestellt werden können.

7. Vertraulichkeit

Geschäftsgeheimnisse und andere als vertraulich gekennzeichnete Informationen sind dementsprechend zu behandeln. Solche Informationen der ifa systems AG, der Geschäftspartner, Kunden und auch des Wettbewerbs sind nicht ohne Erlaubnis an Unbefugte weiterzugeben.

8. Datenschutz

Zum Schutz der Privatsphäre existieren für den Umgang mit personenbezogenen Daten besondere gesetzliche Regelungen. Die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und sonstige Nutzung personenbezogener Daten bedarf im Grundsatz der Einwilligung des Betroffenen, einer vertraglichen Regelung oder einer sonstigen gesetzlichen Grundlage. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und insbesondere aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten dürfen nur unter strikter Einhaltung der jeweils gültigen Bestimmungen erfolgen, soweit dies für einen genau definierten Zweck zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. In Zweifelsfällen ist der Datenschutzbeauftragte einzuschalten.

9. Insiderwissen

Kenntnisse über vertrauliche betriebsinterne Vorhaben oder Vorgänge dürfen von den Mitarbeitern ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt und nicht an Dritte weitergegeben werden. ,,Dritte“ in diesem Sinne sind auch Familienangehörige oder Mitarbeiter, die von dem betreffenden Vorhaben oder Vorgang keine dienstliche Kenntnis haben müssen.

Bei Kenntnissen über solche Vorhaben oder Vorgänge, die bei Bekanntwerden Auswirkungen auf den Börsenkurs von Wertpapieren, insbesondere der (Unternehmens-)Aktie, haben können (sog. Insiderinformationen), ist die persönliche Ausnutzung und/oder unbefugte Weitergabe der Informationen an andere Personen gesetzlich verboten. Ebenso ist es verboten, einem anderen auf der Grundlage einer Insiderinformation den Erwerb oder die Veräußerung von Wertpapieren zu empfehlen oder ihn auf andere Weise dazu zu verleiten.

Beispiele für Insiderinformationen können eine beabsichtigte Veräußerung von Unternehmensteilen, der vorgesehene Erwerb eines Unternehmens oder Ergebnisdaten etc. sein.

10. Konsequenzen von Verstößen

Verstöße gegen die Regeln dieses Verhaltenskodexes können erhebliche Reputationsverluste und rechtliche Nachteile für die betreffenden Mitarbeiter, deren Kollegen und die ifa systems AG zur Folge haben, bis hin zu Bußgeldern, Strafverfahren oder Einschränkungen behördlicher Erlaubnisse. Darüber hinaus können Verstöße, die eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen, zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch die ifa systems AG führen.

11. Meldung von Verstößen

Jeder Mitarbeiter ist für die Einhaltung der in diesem Kodex festgehaltenen Verhaltensregeln verantwortlich. Die Vorgesetzten/Führungskräfte sorgen dafür, dass ihre Mitarbeiter mit dem Inhalt des Kodex vertraut sind und die für sie geltenden Regeln und Verhaltensgrundsätze beachten; durch ihr eigenes Verhalten sind sie ihren Mitarbeitern ein Vorbild. Umgekehrt sollten die Mitarbeiter sich an ihre Vorgesetzten wenden, wenn sie Zweifel bei der Anwendung dieser Kodex-Regeln haben. Im Übrigen steht Compliance als erste Anlaufstelle zur Verfügung, um Fragen im Zusammenhang mit dem Kodex zu beantworten.

Alle Mitarbeiter werden ausdrücklich ermutigt, Compliance oder ihren Vorgesetzten zu sprechen, wenn sie feststellen, dass sich jemand nicht regelkonform verhält. Insbesondere in Fällen von von Betrug, Korruption, Bilanzfälschung oder anderen Handlungen, die strafrechtliche oder zivilrechtliche Folgen auslösen könnten, muss Compliance informiert werden. Dies gilt auch, wenn Reputationsschäden für die ifa systems AG befürchtet werden. So können Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden, bevor ein Schaden entsteht.

Dem betreffenden Mitarbeiter entstehen durch seine Anzeige keine Nachteile, wenn er sie nach bestem Wissen und in redlicher Absicht erstattet hat. Kein Mitarbeiter, der in redlicher Absicht Mitteilung macht, muss Nachteile befürchten, auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet herausstellen sollte.

Kontakt und Hilfe bei Compliance-Fragen und Hinweisen:

Bei Fragen zu Compliance-relevanten Themen können sich auch Kunden, Lieferanten sowie sonstige externe Dritte an den Compliance-Verantwortlichen wenden. Das gilt ebenfalls für Hinweise zu (mutmaßlichen) Gesetzesverstößen oder zu Verstößen gegen interne Regelungen beziehungsweise den Code of Conduct der ifa systems AG. Weiterhin können Risiken oder Schwachstellen gemeldet werden, die zu Verstößen führen können.

Der Kontakt zum Verantwortlichen der ifa systems AG ist über folgende Wege möglich:

Herr Maximilian Belka
E-Mail: 
Tel.: +49 173 5473007 (montags bis freitags von 09:30 Uhr – 18:00 Uhr)
Alternativ können Sie eine anonyme Meldung direkt über das Hinweisgebersystem abgeben.